Aanpassen van de boomstructuur

 

De structuur van het documentenbeheer is voor een stuk vast bepaald en voor een stuk ook vrij te bepalen door de gebruikers.

 

We onderscheiden 3 grote groepen of 'bomen':

•Klant
•Leverancier
•Gebouw

 

Binnen elk van deze groepen / bomen, zullen we een bepaalde structuur terugvinden waaraan aanpassingen kunnen worden aangebracht.

Afhankelijk van het niveau waarop we het documentenbeheer benaderen krijgen we meer of minder mogelijkheden voor het aanpassen van de structuur of koppelen van documenten.

 

OPM.: Aanpassingen in de boomstructuur gebeuren steeds centraal en zijn bijgevolg van toepassing voor ALLE gebruikers / gebouwen / klanten / leveranciers.

 

clip0065

Figuur 1

 

De mogelijkheden van een documentgroep zijn visueel zichtbaar door het icoontje dat erbij hoort.

 

hoofdmap

In een hoofdmap kunnen we geen documenten koppelen, documenten kunnen enkel gekoppeld worden in een submap.

clip0066

Indien u een mapje ziet met een slotje op clip0067 ('Technische fiche gebouw', 'Vergadering', 'VERSLAG AV', … in voorbeeld hierboven), wil dit zeggen dat u dit mapje beperkt kan aanpassen en zelf geen documenten kan koppelen.

clip0068

Mapjes met een plusje clip0069 duiden aan dat u hier zelf aanpassingen kan aanbrengen, zijnde koppelen van documenten, aanpassen van omschrijving en instellingen van de documentgroep (zie hieronder).

Figuur 2

 

Voeg een nieuwe map in de structuur toe door rechts op de map te klikken (voorbeeld 'Algemeen gebouw' of 'syndic gebouw') en te kiezen voor 'Documentgroep toevoegen' of bovenaan op clip0070 te klikken. Dit kan enkel indien het toegelaten is om in deze documentgroep nieuwe groepen aan te maken.

 

U kan voor een nieuwe map, maar ook voor bestaande mappen, heel wat eigenschappen aanpassen/bepalen.

Bij het aanmaken van een nieuwe map verschijnt het scherm 'Documentgroep' automatisch, bestaande mappen kan u aanpassen door rechts te klikken en te kiezen voor 'Documentgroep wijzigen' of door bovenaan op clip0071 te klikken.

 

Op het scherm 'Documentgroep - …' kan u heel wat parameters gaan instellen.

 

Eerst geeft u bij 'Algemeen' de map een bepaalde naam (verplicht Nederlands en Frans) en omschrijving mee, al dan niet in 4 talen.

 

Onder 'opmaak / Export' kan u aanduiden wat u wenst te doen met deze map:

 

•Map al dan niet laten verbergen op de structuur
•Mogelijkheid bieden om al dan niet documenten te koppelen
•Mogelijkheid om al dan niet submappen aan te maken binnen deze hoofdmap als laatste kan u meer gedetailleerde 'Export-instellingen' invullen. Voor doorsturing naar website, indien van toepassing voor uw kantoor.
•U kan  aanduiden of deze map mag geëxporteerd worden naar de website.
•Indien export naar de website mogelijk is kan u aanduiden dat alle documenten die binnen deze map worden gekoppeld, automatisch worden geëxporteerd. Zo dient u niet telkens per document dit aan of af te vinken.

 

Onderaan het scherm kan u aanvinken welke personen (zie code) toegang mogen krijgen tot de informatie in deze map, dit voor op de website.

 

clip0072

Figuur 3

 

Naast groepen toevoegen kan u ook groepen verwijderen.

Dit kan u door ofwel rechts te klikken op de te verwijderen map en 'Documentgroep verwijderen' te kiezen of door bovenaan op clip0073 te klikken.

Indien ergens in de structuur een document werd gekoppeld, kan u deze groep niet verwijderen en krijgt u een foutmelding.