Om een bestek op te maken, dient u eerst een nieuwe opdracht te starten.

Bij het aanduiden van ‘Bestek’ op ‘Ja’, verschijnt automatisch het scherm ‘Bestekaanvraag – Toevoegen’.

Bij Algemeen vult u de gewenste gegevens in: aanvraagdatum, gewenste starten en einddatum.

Het veld toewijzingsdatum kan u niet invullen, zal automatisch worden aangepast nadat een de opdracht wordt toegewezen aan een bepaalde leverancier.

 

Het veld omschrijving wordt standaand overgenomen van de opdracht. Dit veld kan gebruikt worden om te publiceren op het bestek.

Na toewijzen van het bestek kan de omschrijving nog aangepast worden, om een correcte omschrijving van de opdracht te verkrijgen.

De omschrijving zoals ingevuld bij het bestek blijft echter onveranderd.

 

Figuur 1

Acties

Leveranciers

Via deze functie kan u de leveranciers die u wenst aan te schrijven selecteren uit uw leveranciersdatabase.

U kan vinkjes plaatsen voor de gewenste leveranciers en zoeken binnen de lijst via het zoekveld.

U kan ook een leveranciersgroep selecteren en alle leveranciers binnen deze groep selecteren door links bovenaan het vinkje te activeren.

Zodra u op ‘Bewaren’ klikt worden deze leveranciers toegevoegd aan uw overzicht.

 

Bij leveranciers staat standaard ook de vermelding van een bedrag, standaard is deze gelijk aan 0,00.

Dit bedrag hoort u in te vullen zodra u het bestek ontvangt, samen met vermelding van ontvangstdatum. Dit doet u door bij de leverancier op het veld ontvangstdatum te klikken en vervolgens de gewenste datum te selecteren. Het bedrag vult u rechts onderaan in bij ‘Bedrag’ (naast ‘Opmerkingen’).

Bij opmerkingen kan u belangrijke opmerkingen betreffende het bestek van deze leverancier kwijt, om zo een correcte vergelijking te kunnen maken.

 

Toewijzen

Nadat de bestekken werden opgemaakt en verstuurd, kan u een bestek toewijzen aan een bepaalde leverancier. Dit doet u door in het overzicht van de leveranciers de gewenste leverancier te markeren en vervolgens op ‘Toewijzen’ te klikken. U krijgt de vraag of u dit wil toewijzen, waarop u al dan niet bevestigd. An de bevestiging wordt dit ‘Bestek’ automatisch een ‘Opdracht’.

 

Vergelijken bestek

Via vergelijken bestek kan u een afdruk maken met daarop per leverancier het vermelde bestekbedrag en eventueel aanvullende opmerkingen.(algemeen of specifiek voor een bepaald bestek).

 

Bestek opmaken

Zodra u alle gewenste gegevens heeft ingevuld, kan u het bestek laten opmaken.

Om deze functie te gebruiken, dient u eerst een brieftype ‘Bestek’ aan te maken.

De verdere verwerking van de brief is vergelijkbaar met het opstellen van een mailing.