Een 'Project Sjabloon' is een verzameling van taken die dienen uitgevoerd te worden door bepaalde 'rollen'.

Project Sjablonen worden gebruikt voor een reeks repetitieve taken met een 'vast' tijdsverloop.

Via project sjablonen kan u eenvoudig en efficiënt taken plannen voor uzelf of uw medewerkers.

Vooraleer u gebruik kan maken van project sjablonen zal u eerst rollen moeten definiëren (en deze rollen ook koppelen aan de gebruikers)

 

Wanneer u 'Projecten > Basistabellen > Project Sjablonen' selecteert, verschijnt het algemeen overzicht van de beschikbare projecten.

U beheert zelf welke projecten worden aangemaakt en welke taken gekoppeld worden binnen deze projecten.

Een typisch voorbeeld van een reeks taken die gebruikt kan worden voor een project sjabloon is: Het voorbereiden / Organiseren / afwerken van een algemene vergadering.

 

Figuur 1

 

Nieuw Sjabloon

Om een nieuw sjabloon aan te maken klikt u rechts onderaan het overzicht op 'Nieuw'. (Figuur 1)

 

Algemeen

U kan de door u gewenste omschrijving invullen en een Code naar keuze meegeven. (Figuur 2-1)

 

Figuur 2

 

Taken

Door op het te klikken kan u een nieuwe taak toevoegen. (Figuur 2-2)

Een taak bestaat uit:

 

Omschrijving

Een vrije omschrijving van de uit te voeren taak

TIP: Zorg ervoor dat uw omschrijving kort en bondig is, zodat uw kalender overzichtelijk blijft.

 

Relatieve startdatum (dagen)

De verhouding in aantal dagen tov de opgegeven startdatum.

Dit aantal kan zowel in een positief als negatief aantal dagen worden ingegeven.

Zo kan u aanduiden of de taak voor of na de startdatum moet worden ingepland.

 

Concreet:

Wanneer u een project sjabloon wenst te activeren, zal u een specifieke datum moeten invullen.

Mbv de 'Relatieve startdatum' wordt berekend hoeveel dagen voor of na deze datum de taak moet worden ingepland.

 

Duur (uur)

De geschatte duur gekoppeld aan deze specifieke taak.

De hier ingevulde duurtijd, uitgedrukt in uren, zal bepalen hoeveel tijd gereserveerd wordt in de kalender van de gekoppelde gebruiker(s) (rol).

 

Rol

De 'rol' die deze taak zal uitvoeren.

OPM.: De specifieke gebruiker zal worden ingevuld zodra een gebouw werd geselecteerd (en voor dit gebouw of algemeen deze rol werd toegekend)

 

Acties

Templates Rapport

Een afdruk met daarop alle info zoals ingevuld bij 'taken'.