Een nieuw brieftype toevoegen doet u via: ‘NAW > Briefwisseling > Brieftypes > Nieuw’.

Vervolgens opent het scherm: ‘Brieftype toevoegen’.

 

Eigenschap > Algemeen

 

Algemeen

U kiest een bepaalde code en omschrijving. Deze velden zijn vrij door u in te vullen.

De soort die u kiest, zal bepalen welke verdere acties u zal kunnen ondernemen.

In dit geval selecteert u de soort 'Opdracht'.

 

E-mail

Bij de e-mail kan u de volgende items apart instellen:

Achtergrond (Lees meer over achtergrond in de handleiding).

Standaardtekst (Lees meer over standaardteksten in de handleiding).

 

Eigenschap > Sjabloon Hoofdbrief

 

Lees ook meer over 'Sjabloon hoofdbrief' in de handleiding.

 

Zoals in MS Word raden wij u aan om het gebruik van tabs tot een minimum te beperken.

Maak bij voorkeur gebruik van tekstvakken / tabellen / kop en voetteksten om uw opmaak te verbeteren.

 

Bij de opmaak van ons brieftype kunnen we gebruik maken van Kop & Voetteksten, waarin we kantoorgegevens, gebouwgegevens, logo’s vermelden.

Hou hier rekening met het al dan niet gebruiken van achtergrond.

 

Meer info en aandachtspunten betreffende gebruik van kop -en voetteksten kan u nalezen in de handleiding.

 

Voor het vermelden van uw communicatievelden (naam, adres, …) maakt u best gebruik van een tekstvak. Zo kan u vermijden dat uw bladspiegel verspringt bij gebruik van lange namen / adressen. Wanneer u de samenvoegvelden met de communicatiegegevens in het tekstvak plaatst, zal de inhoud ervan steeds binnen de randen van dit vak blijven en zal uw verder opmaak van de brief behouden blijven.

 

Meer info en aandachtspunten betreffende gebruik van tekstvlakken kan u nalezen in de handleiding.

 

De samenvoegvelden en andere tekst die u op uw brief wenst te vermelden, kan u gewoon op de (resterende) ruimte van uw brieftype toevoegen. Deze inhoud hoeft u niet in een tekstkader te plaatsen.

Indien u dit toch zou doen, beperkt u de flexibiliteit na het samenvoegen, in uw voorbeeld.

 

In plaats van tekstkaders, raden wij aan om voor de ordening van uw informatie op uw brief, gebruik te maken van tabellen.

Meer info en aandachtspunten betreffende gebruik van tabellen kan u nalezen in de handleiding.

 

Bij het klikken op 'Mailingen', zal u merken dat er diverse lijsten met samenvoegvelden beschikbaar zijn:

 

Samenvoegvelden mbt opdracht

In deze lijst vindt u alle velden terug die verwijzen naar de opdracht zoals: onderwerp, facturatiegegevens, planningsdata, ...

Gebruik dan ook zoveel mogelijk gegevens op uw hoofdbrief zodat u het manuele werk in uw voorbeeld tot een minimum kan beperken.

 

Samenvoegvelden mbt kantoorgegevens

Bij het openen van deze lijst zal u merken dat deze samenvoegvelden kunnen opgedeeld worden in 2 grote groepen.

De gegevens van het hoofdkantoor en de gegevens van bijkantoren.

U kan in uw brief kiezen om altijd de gegevens van het hoofdkantoor te vermelden en/of de gegevens van het kantoor waar het gebouw aan gelinkt is te vermelden (Gebouwkantoor...).

 

Samenvoegvelden mbt gebruiker

U kan manueel een selectie maken van de beschikbare velden van de gebruiker.

 

TIP: Maak bij voorkeur gebruik van het samenvoegveld ‘GEBRUIKERHANDTEKENING’ op uw sjabloon, zo hoeft u bij wijziging ook slechts 1 document aan te passen.

Meer info en aandachtspunten betreffende het gebruik van 'gebruikershandtekening' in de handleiding.

 

Samenvoegvelden mbt Gebouw

Velden die verwijzen naar de algemenen gebouwgegevens, van het gebouw gekoppeld aan de opdracht.

 

Algemene samenvoegvelden mbt briefwisseling

Algemene velden die 'los' staan van de opdracht, zoals: datumbrief, nummerbrief, ...

 

Layoutbouwsteen

Later meer ...

 

OPM.: Indien u gebruik wenst te maken van de hieronder beschreven detail-sjablonen, dient u deze ook toe te voegen op uw 'sjabloon hoofdbrief' via de knoppen '... detail toevoegen'. Dit doet op dezelfde wijze als alle andere samenvoegvelden.

 

Eigenschap > Sjabloon sleutel detail

Via dit sjabloon kan u informatie betreffende gekoppelde sleutels vermelden op de opdrachtbrief.

TIP: Vermijd ‘enters’ in uw sjabloon detail, deze zullen tussen elke detailregel verschijnen en uw samengevoegde brief nodeloos lang maken.

 

Eigenschap > Sjabloon opvolging detail

Via dit sjabloon kan u de opvolgingsinformatie die werd vermeld in de opdracht, laten publiceren op de opdrachtbrief.

OPM.:        Indien de opvolgingen als 'Discreet' gemarkeerd staan, zullen deze niet verschijnen op de opdrachtbrief.

TIP: Vermijd ‘enters’ in uw sjabloon detail, deze zullen tussen elke detailregel verschijnen en uw samengevoegde brief nodeloos lang maken.

 

Eigenschap > Sjabloon foto detail

Via dit sjabloon kan u instellen hoe de gekoppelde foto's aan uw opdracht op uw opdrachtbrief zullen verschijnen.

De inhoud van dit sjabloon is zeer beperkt, u beschikt namelijk enkel over het samenvoegveld: 'FOTO'

Het zal dus van de schikking op uw hoofdbrief afhangen op welke wijze 1 of meerdere foto's gerangschikt zullen worden.

TIP: Vermijd ‘enters’ in uw sjabloon detail, deze zullen tussen elke detailregel verschijnen en uw samengevoegde brief nodeloos lang maken.